Passwörter per E-Mail verschicken, Zugangsdaten im Chat teilen oder Login-Informationen in einer Excel-Datei speichern. Was im hektischen Arbeitsalltag praktisch erscheint, kann schnell zum Sicherheitsrisiko werden. Gelangen sensible Zugangsdaten in die falschen Hände, drohen Datenverlust, Identitätsdiebstahl oder sogar finanzielle Schäden. Besonders Unternehmen sollten deshalb klare Prozesse für den sicheren Austausch von Passwörtern und anderen vertraulichen Informationen etablieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Risiken bestehen und wie Sie Zugangsdaten sicher mit Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden oder externen Partnern teilen.
Warum E-Mails kein sicherer Ort für Passwörter sind
Eine E-Mail ist schnell geschrieben und erreicht ihr Ziel in wenigen Sekunden. Gerade deshalb werden Passwörter oder andere vertrauliche Zugangsdaten im Arbeitsalltag häufig per E-Mail verschickt. Was praktisch erscheint, birgt jedoch erhebliche Risiken. Gelangt ein E-Mail-Konto durch Phishing, ein schwaches Passwort oder Schadsoftware in falsche Hände, erhalten Angreifer unter Umständen direkten Zugriff auf sämtliche versendeten Zugangsdaten.
Das Problem: Wird ein Passwort zusammen mit dem Benutzernamen oder dem Link zum Login per E-Mail verschickt, befinden sich häufig alle notwendigen Informationen an einem Ort. Wird das Postfach kompromittiert, können Angreifer sofort auf das entsprechende Konto zugreifen.
Besonders in Unternehmen werden täglich zahlreiche Zugangsdaten ausgetauscht – etwa für Webseiten, Onlineshops, Cloud-Dienste oder Marketing-Tools. Umso wichtiger ist es, klare Regeln für den sicheren Umgang mit sensiblen Informationen zu definieren und Mitarbeitende entsprechend zu sensibilisieren.
Die häufigsten Fehler beim Teilen von Zugangsdaten
Viele Sicherheitsvorfälle entstehen nicht durch hochkomplexe Hackerangriffe, sondern durch alltägliche Gewohnheiten. Die folgenden Fehler begegnen Unternehmen besonders häufig und lassen sich mit einfachen Massnahmen vermeiden.
1. Passwörter per E-Mail versenden
Die wohl häufigste Unsitte im Arbeitsalltag: Ein neues Benutzerkonto wird erstellt und die Zugangsdaten werden kurzerhand per E-Mail verschickt. Nicht selten befinden sich Benutzername, Passwort und sogar der Link zur Login-Seite in derselben Nachricht. Wird das Postfach kompromittiert oder die E-Mail versehentlich an die falsche Person gesendet, sind sämtliche Informationen sofort verfügbar.
Besonders problematisch ist, dass E-Mails oft jahrelang im Postfach gespeichert bleiben. Selbst wenn das Passwort später geändert wird, können alte Nachrichten sensible Informationen über Benutzerkonten, Systeme oder interne Abläufe preisgeben.
Wenn sich der Versand per E-Mail nicht vermeiden lässt, sollten Benutzername und Passwort niemals gemeinsam verschickt werden. Besser ist es, die Informationen auf unterschiedliche Kommunikationswege aufzuteilen und das Passwort unmittelbar nach der ersten Anmeldung zu ändern.
2. Zugangsdaten über Messenger oder Chats teilen
Auch Messenger-Dienste oder interne Chatprogramme werden häufig genutzt, um schnell ein Passwort weiterzugeben. Doch auch hier gilt: Nicht jeder Chat ist für sensible Informationen geeignet. Besonders problematisch wird es, wenn private Messenger für geschäftliche Kommunikation verwendet werden oder Mitarbeitende unverschlüsselte Kanäle nutzen.
Hinzu kommt, dass Chatverläufe häufig auf mehreren Geräten synchronisiert werden. Ein verlorenes Smartphone oder ein ungesicherter Computer kann ausreichen, damit vertrauliche Zugangsdaten in falsche Hände geraten.
Für Unternehmen empfiehlt es sich deshalb, klare Richtlinien festzulegen, welche Informationen über welche Kanäle geteilt werden dürfen.
3. Passwörter in Excel-Dateien oder Notizen speichern
Viele Unternehmen führen noch immer Listen mit Zugangsdaten in Excel-Dateien, Word-Dokumenten oder einfachen Textdateien. Oft werden diese auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk gespeichert oder per E-Mail weitergeleitet. Geht eine solche Datei verloren oder wird sie unbefugt kopiert, sind unter Umständen sämtliche Unternehmenszugänge betroffen.
Auch Notizzettel am Bildschirm oder Passwörter im Browser ohne zusätzliche Absicherung stellen ein unnötiges Risiko dar. Je einfacher Zugangsdaten auffindbar sind, desto leichter lassen sie sich missbrauchen.
Stattdessen sollten Passwörter zentral verwaltet und der Zugriff nur berechtigten Personen ermöglicht werden.
4. Dasselbe Passwort mehrfach verwenden
Ein Passwort für mehrere Dienste zu verwenden spart zwar Zeit, erhöht aber das Risiko erheblich. Wird nur eines dieser Konten kompromittiert, versuchen Angreifer häufig dieselben Zugangsdaten auch bei anderen Plattformen. So beispielsweise beim E-Mail-Konto, Cloud-Speicher oder Online-Shop.
Jedes geschäftliche Konto sollte deshalb ein eigenes, starkes Passwort besitzen. Moderne Passwortmanager unterstützen dabei, komplexe Passwörter zu erstellen und sicher zu verwalten.
5. Auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung verzichten
Selbst ein starkes Passwort bietet keinen vollständigen Schutz. Gelangt es durch Phishing, Schadsoftware oder ein Datenleck in falsche Hände, kann das entsprechende Konto übernommen werden. Genau hier bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eine zusätzliche Sicherheitsebene.
Zusätzlich zum Passwort muss dabei ein weiterer Faktor bestätigt werden – beispielsweise über eine Authenticator-App oder einen Sicherheitsschlüssel. Dadurch wird ein unbefugter Zugriff deutlich erschwert, selbst wenn das Passwort bekannt ist.
Gerade für E-Mail-Konten, Cloud-Dienste, Hosting-Portale oder Administrationsbereiche sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung heute zum Standard gehören.
Gut zu wissen: Im Swizzonic Control Panel können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für zusätzlichen Schutz aktivieren. Darüber hinaus werden besonders sicherheitsrelevante Aktionen automatisch durch eine verpflichtende Verifizierung per E-Mail oder WhatsApp abgesichert. So wird sichergestellt, dass Änderungen an sensiblen Kontobereichen nur von autorisierten Personen durchgeführt werden können.
So teilen Sie Zugangsdaten sicher
Ganz vermeiden lässt sich der Austausch von Zugangsdaten im Geschäftsalltag nicht. Entscheidend ist deshalb, geeignete Prozesse zu etablieren und sensible Informationen nur kontrolliert weiterzugeben. Bereits wenige Massnahmen reduzieren das Risiko erheblich.
Bewährte Vorgehensweisen: Nutzen Sie für jedes Konto ein individuelles Passwort, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, verwenden Sie einen Passwortmanager und geben Sie Zugangsdaten niemals gemeinsam mit dem Benutzernamen über denselben Kommunikationsweg weiter.
Ebenso wichtig ist es, Berechtigungen regelmässig zu überprüfen. Mitarbeitende, externe Partner oder ehemalige Teammitglieder sollten nur Zugriff auf die Systeme erhalten, die sie tatsächlich benötigen. Nicht mehr benötigte Konten und Zugänge sollten zeitnah deaktiviert oder gelöscht werden.
